Der Prozess der Validierung von Artikeldaten und deren Zertifizierung wird entsprechend dem nachfolgenden Prozess durchgeführt.
Die bereitgestellten Artikeldaten durchlaufen mehrere vorbereitende Prozessschritte, bis es zur eigentlichen Prüfung der Daten kommt. Nach dem Hochladen der Daten in einen gesicherten Bereich wird zunächst eine Vertragsprüfung durchgeführt. Dabei wird sichergestellt, dass das beauftragte Format mit der vorgesehenen Artikelmenge eingegangen ist. Anschließend werden die Daten einer ersten technischen Validierung in Bezug auf die korrekte Verwendung des Formats unterzogen. Wurden diese Prozessschritte erfolgreich durchgeführt, so werden die zu validierenden Daten in ein Datenbanksystem importiert. Sollte bis zu diesem Punkt ein Fehler oder eine Unstimmigkeit aufgetreten sein, so werden entsprechende Informationen versendet.
Die eigentliche Validierung wird in der Produktdatenbank durchgeführt. Dabei wird ein mehrstufiger Validierungsprozess durchlaufen, der die vorhandenen Daten aus verschiedenen Blickwinkeln prüft.
Mit der Validierung wird ein Prüfbericht (Report) erstellt, der ausführlich den Status der Validierung widerspiegelt. Zudem werden entsprechende Abrechnungsdaten gespeichert. Ist die Validierung erfolgreich durchgeführt worden, so werden die Artikeldaten aus der Produktdatenbank entfernt und relevante Rahmendaten abgelegt. Auch wird dann das Zertifikat erstellt und bereitgestellt. Wurde keine korrekte Validierung durchgeführt, so müssen die Daten für den Erhalt des Zertifikats erneut aufbereitet werden und den Validierungsprozess erneut durchlaufen.